專案簡介建立工具

開始使用

填寫你的專案簡介

先選擇使用版本和專案類型,再依序填寫。不知道怎麼寫的話,可以先按「載入範例」看看五種專案類型的完整寫法。

進階使用

請 AI 幫你延伸成完整專案計畫

下方的提示詞(Prompt,也就是給 AI 的指令文字)會隨著你填寫的內容自動更新。複製後可以貼到 ChatGPT、Claude、Gemini 等任何 AI 對話工具,請 AI 幫你找出缺漏、改寫目標、拆解成工作項目與時程,並輸出可以匯入「專案時程表」工具的資料。

填完之後呢

怎麼把結果變成具體行動

• 把匯出的 JSON 檔匯入「專案時程表」工具,會自動帶入專案名稱、日期、里程碑,以及「這次要做的事」裡的工作項目,補上日期就能畫成甘特圖
• 把專案簡介拿給所有相關的人看過一次,確認大家對「目標」和「不做的事」理解一致,再正式開工
• 「成功的判斷標準」要在開工前講好,不要等專案結束才討論算不算成功
• 專案進行中有人提出新需求時,先對照「這次不做的事」,決定是要調整範圍、延後,還是放進下一期
• 每到一個里程碑就回頭看一次這份簡介,檢查進度和目標有沒有偏掉
• 匯出 JSON 檔保存,之後專案內容有變動時可以匯入修改,不用從頭再填

適用情境

什麼時候該用這個工具?

• 顧問開案:和客戶第一次開會時用「顧問完整版」一起填,把雙方的期待、分工、預算講清楚,之後有爭議也有依據
• 課程練習:學員用「課程練習版」填一個工作上的真實專案,靠填寫提示和自我檢查,學會把模糊的想法寫具體
• 內部提案:向主管爭取預算或人力前,先用一頁說清楚目的、預期成果與需要的資源
• 專案做到一半才發現大家想的不一樣,需要回頭重新對齊目標與範圍

原理說明

背後的邏輯是什麼

這個工具參考「專案章程」(Project Charter,專案啟動時用來說明專案全貌的一頁文件)的概念。很多專案出問題,不是執行能力不夠,而是一開始就沒有把目標、範圍和分工講清楚,做到一半才發現大家想的不一樣。

填寫時有三個重點:第一,目標要能衡量,可以參考 SMART 原則(目標要具體、可衡量、做得到、跟目的相關、有期限),寫成數字才知道有沒有做到。第二,先說清楚「不做什麼」,因為專案延誤最常見的原因,就是做到一半一直加需求。第三,分清楚誰拍板、誰執行、誰只需要被通知,減少溝通落差。

工具分成兩個版本:「課程練習版」保留最核心的欄位並附上填寫提示,適合第一次寫專案簡介的人;「顧問完整版」多了客戶、分工、預算、風險與待確認事項,適合正式開案使用。專案類型則會帶出行銷活動、產品開發、流程改善、活動課程各自需要補充的欄位。

範例

參考範例

延伸使用

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